La tercerización del proceso de nómina es una solución eficaz que mejora la gestión de las organizaciones. No importa si la empresa es grande, mediana o pequeña, los beneficios que se obtienen al contratar el servicio son diversos.
No obstante, es indispensable tener presente que contratar un BPO en nómina implica contar con procesos maduros y organizados; esto podría ahorrar los dolores de cabeza que desencadenan una administración desorganizada.
En consecuencia, es importante comprender que no basta con contratar un outsourcing para salir del apuro, este tipo de servicio requiere hacer una revisión profunda para diagnosticar cómo está el proceso de nómina.
En este blog te contamos qué aspectos se deben considerar para entender la manera como se está llevando a cabo dicha gestión.
5 aspectos para tener en cuenta en la revisión del proceso de nómina
1. Conocer cómo se recopilan y reportan las novedades
Los reportes que constituyen las novedades son sumamente importantes, pues, en definitiva, afectarán la nómina. Por lo tanto, además de saber de qué manera se reportan, es necesario tener la certeza de que el proceso se está realizando de manera adecuada.
Debes tener presente que el reporte se construye a partir de información suministrada por diferentes dependencias, así que debe realizarse de manera cuidadosa para evitar errores y determinar valores acertados.
2. Identificar que todas las novedades se estén reportando dentro de los tiempos establecidos
Las novedades se deben reportar dentro de los tiempos definidos por la Organización teniendo en cuenta que debe haber espacios para realizar revisiones a las liquidaciones realizadas y que al final puedan pagarse dentro del mes en que fueron causadas.
3. Identificar si se están haciendo reprocesos para reportar las novedades
Los reprocesos afectan notablemente el proceso de nómina, adicionar, retirar o modificar novedades implican detener y muy seguramente reversa el trabajo realizado.
Esto puede ser porque es una clara señal de que el proceso no se está gestionando adecuadamente y algo está fallando en la comunicación interna.
A parte del tiempo que se invierte en rehacer un proceso, los costos administrativos se incrementan afectando la productividad considerablemente; por tal motivo, es primordial detectar si existen reprocesos durante el reporte de las novedades y por qué están sucediendo.
4. Definir los límites de tiempo para comenzar a mejorar los procesos y tener un flujo adecuado
Esta es una prioridad para empezar a consolidar nuevas formas de trabajo que contribuyan a mejorar la efectividad de los procesos.
Para ellos es útil contar con un plan en el que se pueda:
- Identificar cuáles son las áreas de mejora.
- Hallar las causas del problema.
- Establecer objetivos.
- Planificar las acciones que se llevarán a cabo para facilitar la mejora de los procesos.
5. Identificar al final del proceso de nómina qué reportes realmente son necesarios para la organización
En este punto se deben reconocer aquellos reportes que generen valor en el seguimiento y en la toma de decisiones de la empresa.
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