Más allá de representar un gasto significativo, la nómina es una parte vital en cualquier organización.
Por esta razón, sorprende que aún en la actualidad existan empresas que llevan la nómina de manera manual, cuando existen softwares que permiten optimizar recursos y agilizar procesos.
Un mal manejo de la nómina trae consigo riesgos laborales, legales y financieros que podrían derivar en multas, recargos, auditorías y un mal ambiente laboral que terminará impactando la gestión de la empresa y la experiencia del cliente.
Queremos que evites este tipo de riesgos conociendo los 3 errores más comunes en los que se puede llegar a incurrir durante la administración de la nómina.
- Procesos de nómina desorganizados
Un proceso de nómina desorganizado se debe a una mala o inexistente política que oriente su ejecución.
Y cuando hablamos de políticas nos referimos a los lineamientos o principios que toda empresa debe definir, a fin de cumplir con los objetivos o metas que pretende alcanzar con el desarrollo de su actividad económica.
¿En qué casos se puede evidenciar un proceso de nómina desorganizado?
- Cuando no reportan vinculaciones o retiros de personas los a tiempo.
- No se incluyen las novedades a en el momento indicado.
- No se tiene presente en qué entidades está afiliado el empleado; por ejemplo, EPS, fondo de pensiones o ARL.
- No se hace la afiliación del empleado y de sus beneficiarios a tiempo.
- Un empleado se retira y se demora mucho la gestión de la liquidación, o se retira y le siguen pagando nómina (casos se han visto).
- No se tienen en cuenta los topes de ley para el auxilio de transporte, dotación o deducciones.
- Cuando una empresa está obligada a tener aprendices y no los tiene.
- Pagar mal la nómina
El pago o liquidación de la nómina implica tener en cuenta conceptos que no son iguales para todos los empleados, pues varía dependiendo del caso puntual de cada uno.
Un trabajador puede devengar horas extras, recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo. Adicionalmente, se debe liquidar prestaciones sociales, aportes a la seguridad social; y si es el caso, auxilio de transporte, descuentos por préstamos, viáticos, entre otros.
De modo que es sumamente importante revisar con detalle las nóminas antes de enviarlas. También aconsejamos tener una buena comunicación interna, porque de ello dependerá que se reporten las novedades a tiempo.
Por supuesto, un equipo de trabajo experto y herramientas tecnológicas que calculen los diferentes conceptos adeudados a cada empleado, son aspectos imprescindibles.
- No contar con un software que esté a la vanguardia del mercado
La nómina es un proceso que no solo requiere tiempo sino también precisión, pues, como ya lo mencionamos, los errores pueden costar bastante a una organización. Así que llevar la nómina manual no es una buena práctica si se tiene en cuenta la cantidad de sumas y restas que deben realizarse.
Por lo tanto, un software de nómina avanzado será una buena solución para ahorrar tiempo y eliminar los errores que se puedan cometer durante la gestión, ya que de manera automática obtendrá información de otros sistemas para hacer cálculos de manera exacta y confiable.
Aunque este tipo de errores son muy comunes, pueden prevenirse con una adecuada gestión y especialistas calificados. Por eso, muchas empresas eligen contratar un outsourcing de nómina que les permita optimizar su gestión y contar con un procedimiento íntegro, transparente y confiable.
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- Personas con actitud, disposición y conocimiento para acompañar y resolver inquietudes frente al proceso.
- Revisión inicial a la nómina actual.
- Actualizaciones frente a la normativa que impacte el proceso de nómina.
- Ajuste del software conforme a los conceptos de nómina establecidos por tu compañía.
- Consultas con abogados laboralistas.
- Recepción de novedades, liquidación de nómina, entrega de planos bancarios, generación de reportes, planillas para el pago de aportes y archivos planos con la interfaz bancaria requerida, entre otros.